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Mai 06

Les applications sauvages

03 mai 2006 | Non classé

Voici un mail d’un collêgue de travail relatant des applications sauvages que l’on peut trouver ici ou là  dans les entreprises.

Je suis sûr que tout informaticien a déjà  eu à  reprendre ces « bébés »… un vrai plaisir!
[je ne peux rendre césar ce qui est à  césar, puisque je ne connais pas la source de cette excellent article.]

Les applications sauvages, c’est l’informatique jetable, l’informatique du pauvre. Le développement sauvage c’est pourtant bien souvent un phénomêne incontournable au sein d’une entreprise .

J’appelle ici « application sauvage », tout outil informatique utilisé dans une entreprise dans le cadre de son activité de tous les jours, mais qui ne correspond pas à  un outil maîtrisé par la direction informatique de l’entreprise.

Pourquoi les « applications sauvages » ?

Il y a bien souvent une inadéquation entre les besoins fonctionnels des collaborateurs et les capacités des directions informatiques à  répondre à  ce besoin.

Les raisons sont nombreuses : les directions informatiques ont un budget et des effectifs pour un nombre de projets précis définis souvent à  l’avance. Elles n’ont donc pas toujours les capacités financiêres à  répondre à  la demande.

Si elles en ont les capacités, leur réactivité n’est pas toujours adaptée. Pour des raisons qui sont incompréhensibles pour le commun des mortels, réaliser un projet informatique, le concevoir, le développer, le tester, le mettre en production et le maintenir demande beaucoup de travail, et demande du temps. Ce délai de mise en Å“uvre est bien souvent incompatible avec un besoin urgent.

Pour ces raisons, les directions fonctionnelles prennent souvent les choses en main, et développent leur propre outil, en dehors du Systême d’Information de l’entreprise, en dehors du contrà´le de réels informaticiens. En médecine, on appelerait cela de l’auto médication !

La micro informatique : l’informatique pour tous

La micro informatique, et en particulier des outils « bureautique » tels qu’Excel et Access offrent des possibilités fonctionnels assez importants, que seules des applications coûteuses pouvaient jadis égaler.

Si ces outils sont en général utilisés à  bon escient (sur un poste unique, pour une méme personne dans le cadre de son travail), il arrive que ces outils soient aussi utilisés pour développer de véritables outils informatiques clés (pour la paie par exemple), qui ne bénéficient hélas pas de la méme garantie fonctionnelle qu’un réel outil informatique.

C’est ainsi qu’un représentant de Microsoft annonçait que la version Excel d’Office 2007 permettait désormais de gérer des millions de lignes de données. Qui aurait l’idée de gérer des millions de lignes de données dans Excel, si ce n’est des non-informaticiens qui n’auraient pas vraiment conscience de leurs actes ?

Stagiaires, intérimaires et compagnie !

Vient alors le temps des stagiaires. Chaque direction fonctionnelle possêde plusieurs stagiaires dédiés clandestinement au développement d’une application informatique pour répondre à  un besoin ponctuel des utilisateurs.

Généralement, ces développements se font sans tambour ni trompette. Ils sont faits en dehors de tout process qualité, sur des outils bien souvent non adaptés. Ce sont par exemple des outils développés sous ACCESS pour l’usage de plusieurs centaines de personnes, installés parfois sur de simples portables connecté advitam eternam sur le réseau de l’entreprise. Bref, c’est le systême débrouille qui entre en jeu.

C’est aussi bien souvent le développement d’outils basés sur le désormais três célêbre EXCEL. Certains « macro » commandes peuvent dépasser plusieurs milliers de lignes, et les données gérées, plusieurs centaines de milliers d’enregistrements.

Bref, au fur et à  mesure, ces outils s’intêgrent dans le mode de travail et deviennent incontournables. Avec tous les risques que cela sous entend.

Des risques importants pour l’entreprise

Lorsqu’un auditeur travaille sur l’audit de l’informatique d’une entreprise, il tombe toujours imanquablement sur le comptable, informaticien amateur qui se vante d’avoir développée l’outil métier sur lequel travaillent tous les collêgues.

Pour l’auditeur, cette information est du pain béni ! C’est l’assurance de pouvoir écrire de longues pages sur cette information, car le développement sauvage, c’est avant tout un risque important pour l’entreprise, et ce, pour plusieurs raisons :

  • La qualité / la sécurité : les développements sont réalisés en dehors de toutes les rêgles de développement internes de l’entreprise. Piloté par des non informaticiens, le stagaire, inexpérimenté par définition, ne sera pas contrà´lé dans sa réalisation. Cest la porte ouverte à  des problêmes techniques graves, ou pire, à  des problêmes de sécurité (failles de sécurité, …)
  • L’intégrité des données : développé en dehors de tout process informatique classique, l’outil ne fait pas l’objet de tests d’usage. L’intégrité des données peut étre potentiellement en danger car aucun test formalisé n’a été réalisé pour valider les rêgles de calcul. Surtout, faire une bétise dans un fichier Excel est facile. C’est ains qu’une entreprise perdit une partie de son fichier client qui tenait dans un fichier Excel de plusieurs milliers de lignes : un stagiaire l’avait trié plusieurs fois, en ne triant que chaque colonne, indépendamment des autres champs !!
  • Inadéquation de l’outil : les stars incontestées des applications sauvages sont les outils ACCESS et EXCEL. Or ces outils sont avant tout des outils mono postes, et des outils bureautiques. Pour une utilisation commune partagée entre plusieurs dizaines de collaborateurs, ces outil sont inadaptés. Plusieurs dysfonctionnements peuvent apparaître, jusqu’au blocage de l’outil.
  • Pérennité de l’outil : dans 80% des cas, une fois que le stagiaire a quitté l’entreprise, l’outil n’est plus maintenu. Autrement dit, si une correction doit étre effectuée, ou une évolution apportée, la direction fonctionnelle est coincée. Elle ne pourra pas faire appel au service informatique qui ne voudra pas mettre dans la main dans ce bourbier.
  • Sécurité des données : il arrive que des applications sauvages três importants pour l’entreprise (calculs divers, jusquâ€™à  la paie parfois !!) soient installés sur des postes individuels branchés sur le réseau. Ces postes, bien souvent, ne sont pas sauvegardés : leurs responsables n’ont en effet aucune conscience des risques informatiques. En cas de casse du disque (cela arrive réguliêrement), c’est le drame, qui peut déboucher sur une perte de chiffre d’affaires pour l’entreprise.

De fausses économies

En faisant appel à  de « l’informatique sauvage », les directions fonctionnelles pensent faire des économies et pensent gagner du temps. Cela peut étre un mauvais calcul.

Pour exemple, cette entreprise qui avait fait reposer ses calculs de provision pour ses équipements sur plusieurs centaines de fichiers excel, comprenant chacun plusieurs centaines de lignes. Au fur et à  mesure que les lignes d’équipement s’ajoutaient, le préposé à  la gestion de ces fichiers oublaient une fois sur deux de dupliquer les formules de calcu dans les cellules adjacentes, avec les résultats que l’on imagine !!

Palier la désorganisation

L’outil informatique est souvent considéré comme un palliatif à  un problême d’organisation au sein d’une structure. Grossiêre erreur.

L’informatique est souvent considérée par les managers comme la panacée universelle: une sorte de baguette magique qui résoud tous les problêmes. Il est fréquent que des décideurs se tournent vers l’informatique pour résoudre des problêmes typiques d’organisation interne.

Désorganisation interne

Il arrive qu’il y ait des problêmes graves d’organisation au sein de certaines structures. Les process sont complexes. Les délais de réaction sont longs. Personne ne sait vraiment ce qu’il faut faire.

Le réflexe de certains décideurs dans ce cas là , est de demander à  une maîtrise d’oeuvre informatique de mettre en place un « Workflow » métier. Le Workflow est une application informatique qui automatise le circuit de présentation des documents aux signatures (documents – dématérialisés, informatisés et signatures électroniques) en donnant à  chacun des documents un circuit précis à  suivre, de Direction en Direction, de signataire en signataire, en appliquant des rêgles de gestion (Si X absent, alors Y signe).

Mais avant de mettre en place l’outil, la Direction maîtrise d’ouvrage doit d’abord définir sur papier ce que sont ces process métier à  mettre en oeuvre dans le worflow. Autrement dit, avant de mettre en place l’outil informatique, elle doit faire le ménage et identifier ces process métier que personne ne connaît vraiment.

Ce travail est long et difficile. Et si la maîtrise d’ouvrage ne s’implique pas pour le réaliser, le projet informatique de Workflow est incapable de rendre le service attendu.

Gestion documentaire

Il arrive également que des structures fonctionnelles d’une entreprise soient débordées par la masse documentaire. Les documents se comptent par milliers ; ils sont inaccessibles, inutilisatbles et surtout extrémement difficiles à  gérer en terme de sécurité.

Le réflexe est là  aussi de faire appel à  un outil informatique. Mais ce n’est pas une baguette magique. Avant de mettre en place un outil de gestion documentaire quelconque, il faut réfléchir au plan de classement, à  l’architecture des documents. Bref, il faut remettre à  plat toute cette gestion documentaire qui est anarchique.

De méme la sécurisation de cette masse de documents peut poser problême. Sécuriser, c’est forcément (1) savoir ce qui doit étre sécurisé (2) savoir qui peut accéder aux documents (3) positionner les bons droits sur les documents. Autrement dit, c’est un important travail de gestion qui se fait généralement manuellement.

Dans ce cas, encore une fois, l’outil informatique n’est pas la panacée, et ne résoud en rien les problêmes latents de l’entreprise sans qu’un investissement de réflexion ne soit fait en amont.

Le projet informatique sur une organisation saine

L’outil informatique, c’est comme une tapisserie sur un mur : elle ne tient pas si le mur n’est pas sain. Pour qu’un outil informatique soit efficace, il faut qu’il repose sur une organisation saine. Des process humains inadaptés n’ont aucune chance de devenir adaptés au travers d’un outil informatique : c’est bien souvent le contraire qui se produit.


  • JC

    Super !